Vous avez envie de faire une bonne action en cette fin d’année ? Pourquoi ne pas organiser un événement caritatif à Noël ? Cette période de fêtes et de partage est plus propice à ce type d’événements car les gens ont envie de faire le bien autour d’eux.
Comment organiser un événement caritatif pour votre entreprise à noël?
Un événement caritatif peut servir à soutenir la cause de votre propre organisation ou aider une ou plusieurs associations et récolter de l’argent pour une cause qui vous tient à cœur. C’est également l’occasion de développer votre réseau et de valoriser votre image et vos actions.
Voici 7 astuces pour concevoir, planifier et réaliser une soirée de charité réussie.
Définissez vos objectifs et votre cible
Pour commencer, vous devez déterminer quels objectifs vous souhaitez atteindre en organisant un tel événement. Vous souhaitez récolter une somme importante pour poursuivre votre action ? Vous voulez faire connaître davantage la cause que vous défendez ?
Pour définir des objectifs clairs et précis, aidez-vous de la méthode SMART :
- S pour Spécifique et Simple
- M pour Mesurable
- A pour Acceptable
- R pour Réalisable
- T pour Temporellement défini
- Il est également important de décider qui sera invité à votre événement caritatif.
Choisissez un thème pour l’événement d’entreprise
Pour que votre soirée de charité soit un succès, vous devez choisir un thème et un type d’événement qui plaira à votre public cible. Un thème va susciter l’intérêt et l’enthousiasme des participants. Noël peut être le thème général et vous pouvez l’associer à un thème plus spécifique comme la gastronomie, la culture, la mode, l’art, l’histoire, etc.
Choisissez un thème pertinent en vous inspirant de ce qui a déjà été fait et déclinez tout votre événement autour de ce thème : la nourriture, le décor, l’animation, les cadeaux de remerciements, etc.
Établissez votre budget
Organiser une soirée de charité mémorable a un coût. Afin que votre événement soit rentable, il est essentiel de définir un budget prévisionnel. Pour cela, faites des demandes de devis auprès des différents fournisseurs (salle, traiteur, décorateur, etc.) et gardez une marge de manœuvre pour les imprévus.
Choisissez le lieu de réception
Vous voulez impressionner vos invités ? Alors misez sur le lieu de votre événement. Si possible, évitez les salles de réception classiques, souvent tristes et ennuyeuses, et privilégiez des lieux originaux qui surprendront les personnes conviées comme un théâtre, un lieu historique, une ferme agricole, un hangar d’aéroport, etc.
Pour faire votre choix, prenez en compte le nombre de personnes qu’il peut accueillir, le tarif et les prestations incluses dans le prix (matériel, restauration, personnel, décor, etc.). N’oubliez pas de prévoir une animation pour divertir vos convives (concert live, performance artistique, etc.).
Définissez comment vous allez récolter de l’argent
Ne perdez pas de vue l’objectif principal d’un événement caritatif : récolter de l’argent pour une bonne cause. Pour ce faire, en plus de faire payer l’entrée, vous pouvez organiser différentes activités tout au long de la soirée afin d’encourager les dons.
Par exemple, proposez une photo avec le Père Noël en échange d’une donation, vendez des biscuits et des décorations de Noël réalisés par le personnel ou les personnes aidées par l’association représentée. Proposez des activités amusantes comme des ateliers de cuisine ou de création auxquels chacun peut participer en l’échange d’un don.
Lancez votre communication suffisamment en avance
La période de Noël est généralement très plébiscitée. Si vous voulez garantir le succès de votre soirée de charité, assurez-vous de planifier votre événement suffisamment en avance et faites-en la promotion le plus tôt possible. Lancez les invitations dès que la date est fixée et communiquez régulièrement avec les invités pour leur donner les détails de l’événement au fur et à mesure.
Remerciez les convives et les donateurs
Il est essentiel de remercier tous les participants à votre événement caritatif en leur offrant un petit cadeau. Par exemple, Maxilia propose de nombreux produits à personnaliser, du sac en tissu aux chocolats de Noël en passant par la tasse en porcelaine ou le bonnet de Noël.
En cette période de Noël, ce petit geste sera très apprécié et permettra de graver votre événement dans leur mémoire.
